Die steuerliche Abgrenzung zwischen Geschenken und Betriebsausgaben bestimmt sich nach dem betrieblichen Veranlassungsgrad und der 35-Euro-Grenze pro Person und Jahr. Geschenke über diesem Wert müssen beim Empfänger versteuert werden, während Werbeartikel mit Firmenlogo als Betriebsausgaben voll absetzbar sind. Die richtige Dokumentation und Einordnung entscheidet über die steuerliche Behandlung.
Was gilt steuerlich als Geschenk und was als Betriebsausgabe?
Ein Geschenk liegt vor, wenn Sie jemandem ohne konkrete Gegenleistung eine Zuwendung machen, die primär der Wertschätzung dient. Als Betriebsausgabe gelten dagegen Aufwendungen, die betrieblich veranlasst sind und der Förderung des Geschäfts dienen.
Das Finanzamt unterscheidet zwischen privaten Geschenken und betrieblich veranlassten Ausgaben anhand mehrerer Kriterien. Betrieblich veranlasste Kundengeschenke an Geschäftspartner sind solche, die das Geschäftsverhältnis fördern oder aufrechterhalten sollen. Dazu gehören Weihnachtsgeschenke an Kunden, Jubiläumsgeschenke oder Aufmerksamkeiten bei Geschäftseröffnungen.
Werbeartikel mit Ihrem Firmenlogo gelten grundsätzlich nicht als Geschenke, sondern als Werbungskosten. Diese können Sie ohne Begrenzung als Betriebsausgaben absetzen, da sie primär Werbezwecken dienen. Ein bedruckter Kugelschreiber oder eine Tasse mit Ihrem Logo sind daher steuerlich anders zu behandeln als ein hochwertiges Schreibset ohne Werbeaufdruck.
Welche Grenzen gelten für steuerlich absetzbare Geschenke?
Die wichtigste Grenze liegt bei 35 Euro pro Person und Jahr. Bis zu diesem Betrag können Sie Geschenke an Geschäftspartner als Betriebsausgaben absetzen, ohne dass beim Empfänger Steuern anfallen. Diese Grenze gilt netto, also ohne Umsatzsteuer.
Bei der 35-Euro-Grenze müssen Sie alle Geschenke an dieselbe Person innerhalb eines Kalenderjahres zusammenrechnen. Schenken Sie einem Kunden im März Wein im Wert von 25 Euro und zu Weihnachten Pralinen für 15 Euro, haben Sie die Grenze bereits um 5 Euro überschritten.
Für Mitarbeitergeschenke gelten andere Regelungen. Hier können Sie bis zu 60 Euro pro Jahr und Mitarbeiter als steuerfreie Sachbezüge gewähren. Zusätzlich gibt es Freibeträge für besondere Anlässe wie Geburtstage (bis 60 Euro) oder Betriebsjubiläen.
Wichtig: Diese Grenzen gelten nur für echte Geschenke. Giveaways und Promotion-Artikel mit deutlich sichtbarem Firmenlogo unterliegen diesen Beschränkungen nicht, da sie als Werbungskosten eingestuft werden.
Wie unterscheidet das Finanzamt zwischen Geschenken und Werbemaßnahmen?
Das Finanzamt prüft vor allem den Werbezweck und die Gestaltung der Zuwendung. Trägt der Artikel deutlich sichtbar Ihr Firmenlogo oder Ihre Kontaktdaten, gilt er als Werbemittel. Fehlen diese Elemente, wird er meist als Geschenk eingestuft.
Weitere Bewertungskriterien sind der Anlass der Zuwendung und die Zielgruppe. Verteilen Sie Artikel an einen großen Personenkreis, spricht das für Werbezwecke. Überreichen Sie hingegen einem langjährigen Geschäftspartner ein hochwertiges, persönliches Präsent, liegt eher ein Geschenk vor.
Die Höhe des Werts spielt ebenfalls eine Rolle. Günstige Streuartikel werden meist als Werbung betrachtet, während teure Einzelstücke eher als Geschenke gelten. Ein graviertes Schreibset in edler Verpackung ohne sichtbares Logo wird anders bewertet als hundert bedruckte Kugelschreiber.
Auch der Verwendungszweck ist relevant. Artikel, die dauerhaft Werbewirkung entfalten können – wie Kalender, Schreibgeräte oder Taschen mit Logo – werden eher als Werbemittel anerkannt als Verbrauchsgüter ohne Werbeaufdruck.
Was passiert, wenn Sie die Geschenkgrenze überschreiten?
Bei Überschreitung der 35-Euro-Grenze muss der Empfänger den gesamten Geschenkwert versteuern, nicht nur den überschreitenden Betrag. Zusätzlich können auf Sie als Schenker steuerliche Nachteile zukommen.
Für den Beschenkten bedeutet das: Er muss den Wert als geldwerten Vorteil in seiner Steuererklärung angeben und entsprechend versteuern. Dies kann das Verhältnis zu Ihren Geschäftspartnern belasten, wenn diese unerwartete Steuernachzahlungen leisten müssen.
Sie selbst können das Geschenk zwar weiterhin als Betriebsausgabe absetzen, müssen aber zusätzlich 30 Prozent Lohnsteuer plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer abführen. Bei einem 50-Euro-Geschenk fallen etwa 16 Euro zusätzliche Steuern an.
Besonders problematisch wird es, wenn Sie die Überschreitung nicht rechtzeitig melden. Das Finanzamt kann dann Nachzahlungen und Säumniszuschläge verlangen. Eine saubere Dokumentation und vorherige Prüfung der Jahresgrenze pro Person ist daher unerlässlich.
Welche Geschenke an Geschäftspartner sind voll absetzbar?
Werbeartikel mit deutlich sichtbarem Firmenlogo können Sie ohne Begrenzung als Betriebsausgaben absetzen. Dazu gehören bedruckte Kugelschreiber, Taschen, Kalender, USB-Sticks oder andere Gegenstände mit Ihrer Werbebotschaft.
Folgende Artikel gelten als voll absetzbare Werbemittel:
- Schreibgeräte mit Firmenaufdruck
- Kalender und Terminplaner mit Logo
- Taschen und Rucksäcke mit Werbeaufdruck
- USB-Sticks und Technik-Gadgets mit Branding
- Textilien wie T-Shirts oder Caps mit Firmenlogo
- Büroartikel mit Unternehmensdesign
Wichtig ist, dass das Logo oder die Firmenbezeichnung deutlich und dauerhaft sichtbar ist. Ein kleiner, kaum erkennbarer Aufdruck reicht meist nicht aus. Die Werbewirkung muss im Vordergrund stehen, nicht der Geschenkcharakter.
Auch Streuartikel für Events und Veranstaltungen fallen in diese Kategorie. Hier können Sie größere Mengen verteilen, ohne sich um Personengrenzen kümmern zu müssen. Die Kosten sind vollständig als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzbar.
Wie dokumentieren Sie Geschenke richtig für das Finanzamt?
Führen Sie für jedes Geschenk eine Liste mit Empfänger, Datum, Anlass, Art und Wert des Geschenks. Bewahren Sie alle Belege auf und notieren Sie die betriebliche Veranlassung.
Ihre Dokumentation sollte folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Empfängers
- Datum der Übergabe
- Anlass des Geschenks
- Art und Beschreibung des Geschenks
- Nettowert des Geschenks
- Betriebliche Veranlassung
Bei Werbemitteln genügt meist eine einfachere Dokumentation, da hier der Werbecharakter im Vordergrund steht. Trotzdem sollten Sie Rechnungen aufbewahren und den Verwendungszweck vermerken.
Erstellen Sie am besten eine Jahresübersicht pro Geschäftspartner, um die 35-Euro-Grenze im Blick zu behalten. Digitale Tools oder eine einfache Tabellenkalkulation können dabei helfen, den Überblick zu behalten und Grenzüberschreitungen zu vermeiden.
Was gilt bei Geschenken an Mitarbeiter steuerlich?
Mitarbeitergeschenke bis 60 Euro pro Jahr bleiben steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn sie zu besonderen Anlässen gewährt werden. Zusätzlich gibt es weitere Freibeträge für verschiedene Situationen.
Folgende Freibeträge gelten für Mitarbeitergeschenke:
- Sachbezüge bis 50 Euro monatlich (seit 2022)
- Aufmerksamkeiten bis 60 Euro jährlich
- Betriebsveranstaltungen: 110 Euro pro Mitarbeiter und Veranstaltung
- Jubiläumsgeschenke: gestaffelt nach Betriebszugehörigkeit
Wichtig: Diese Geschenke dürfen nicht in Geld ausgezahlt werden und müssen zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden. Sie können nicht als Ersatz für Gehaltsbestandteile dienen.
Bei Überschreitung der Freibeträge müssen Sie als Arbeitgeber Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abführen. Der Mitarbeiter muss den Wert als geldwerten Vorteil versteuern. Eine genaue Planung und Dokumentation hilft, diese Grenzen einzuhalten.
Welche Rolle spielt der Anlass bei der steuerlichen Bewertung?
Der Anlass beeinflusst maßgeblich die steuerliche Einordnung. Geschenke zu besonderen Ereignissen wie Weihnachten, Firmenjubiläen oder Geschäftseröffnungen werden eher als betrieblich veranlasst anerkannt.
Typische betriebliche Anlässe sind:
- Weihnachts- und Neujahrsgeschenke
- Firmenjubiläen und Geschäftseröffnungen
- Erfolgreiche Projektabschlüsse
- Messe- und Eventgeschenke
- Kundengeburtstage oder -jubiläen
Bei persönlichen Anlässen wie privaten Geburtstagen oder Hochzeiten ist die betriebliche Veranlassung schwerer zu begründen. Hier prüft das Finanzamt genauer, ob wirklich geschäftliche Motive im Vordergrund stehen.
Dokumentieren Sie daher immer den konkreten Anlass und die betriebliche Begründung. „Dank für langjährige Geschäftsbeziehung“ oder „Weihnachtsgruß an Kunden“ sind nachvollziehbare Begründungen, die das Finanzamt meist akzeptiert. Besonders bei Saisonartikeln und Feiertagen ist die betriebliche Veranlassung meist eindeutig erkennbar.
Wie behandeln Sie internationale Geschenke steuerlich?
Bei Geschenken an ausländische Geschäftspartner gelten grundsätzlich die deutschen Steuerregeln, solange Sie in Deutschland steuerpflichtig sind. Zusätzlich müssen Sie aber auch die Regelungen des Empfängerlandes beachten.
Problematisch kann es werden, wenn im Empfängerland andere Bewertungsmaßstäbe gelten oder Geschenke generell als steuerpflichtiger Vorteil behandelt werden. Informieren Sie sich vorab über die lokalen Bestimmungen oder fragen Sie Ihren Geschäftspartner.
Bei der Umsatzsteuer müssen Sie prüfen, ob eine Lieferung ins Ausland vorliegt. Geschenke an ausländische Unternehmen können unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerfrei sein, wenn die entsprechenden Nachweise erbracht werden.
Doppelbesteuerungsabkommen können in Einzelfällen relevant werden, spielen aber bei normalen Geschäftsgeschenken meist keine Rolle. Bei hochwertigen Geschenken oder regelmäßigen Zuwendungen sollten Sie sich steuerlich beraten lassen.
Was sind typische Fehler bei der Geschenk-Buchführung?
Der häufigste Fehler ist die unvollständige Dokumentation. Viele Unternehmen vergessen, Empfänger und Anlass zu notieren oder verlieren Belege. Auch die falsche Einordnung als Geschenk statt Werbemittel kommt oft vor.
Weitere typische Stolperfallen:
- Jahresgrenzen pro Person nicht überwacht
- Bruttobeträge statt Nettobeträge bei der Grenzprüfung
- Fehlende Begründung der betrieblichen Veranlassung
- Verwechslung von Mitarbeiter- und Kundenregelungen
- Unzureichende Belege bei hochwertigen Geschenken
Besonders problematisch: Manche Unternehmen buchen alle Zuwendungen pauschal als Geschenke, obwohl viele als Werbemittel absetzbar wären. Dadurch verschenken sie steuerliche Vorteile und riskieren unnötige Grenzüberschreitungen.
Erstellen Sie klare interne Richtlinien und schulen Sie Ihre Mitarbeiter. Eine zentrale Erfassung aller Geschenke hilft, den Überblick zu behalten und Fehler zu vermeiden.
Wann lohnt sich eine steuerliche Beratung bei Geschenken?
Eine professionelle Beratung ist sinnvoll bei regelmäßigen hochwertigen Geschenken, internationalen Geschäftsbeziehungen oder komplexen Mitarbeiter-Incentives. Auch bei Unsicherheiten zur Abgrenzung zwischen Geschenk und Werbemittel sollten Sie Rat einholen.
Beratung empfiehlt sich besonders in folgenden Situationen:
- Geschenkwerte über 100 Euro pro Empfänger
- Regelmäßige internationale Geschenke
- Komplexe Mitarbeiter-Bonusprogramme
- Unklare Abgrenzung bei hochwertigen Werbeartikeln
- Geplante größere Geschenk-Aktionen
Die Kosten für eine Beratung amortisieren sich meist schnell durch vermiedene Fehler und optimierte Steuergestaltung. Besonders bei größeren Unternehmen mit vielen Geschäftsbeziehungen können professionelle Strukturen erhebliche Steuervorteile bringen.
Auch präventiv lohnt sich eine Beratung, um interne Prozesse zu optimieren und rechtliche Risiken zu minimieren. So vermeiden Sie teure Nachzahlungen und Ärger mit dem Finanzamt.
Die richtige steuerliche Behandlung von Geschenken und Betriebsausgaben erfordert genaue Kenntnis der Regelungen und sorgfältige Dokumentation. Mit der richtigen Strategie können Sie Ihre Wertschätzung gegenüber Kunden und Mitarbeitern ausdrücken, ohne steuerliche Nachteile zu riskieren. Crimex unterstützt Sie gerne dabei, die passenden Werbeartikel zu finden, die als Betriebsausgaben voll absetzbar sind. Mit einem breiten Sortiment in verschiedenen Themenwelten und dem Fokus auf Nachhaltigkeit und Umwelt bietet Crimex steuerlich optimierte Werbeartikel, die gleichzeitig Ihre Geschäftsbeziehungen stärken. Durch Sonderanfertigungen können Sie individuelle Werbeartikel erstellen lassen, die perfekt zu Ihrem Unternehmen passen. Für eine persönliche Beratung zu steuerlich optimalen Werbemitteln und maßgeschneiderten Lösungen stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung – kontaktieren Sie uns noch heute.