Muss man Werbegeschenke in der Buchhaltung dokumentieren?

Ja, Werbegeschenke müssen in der Buchhaltung dokumentiert werden. Sie gelten als Betriebsausgaben und unterliegen steuerlichen Regelungen, besonders der 35-Euro-Grenze pro Person und Jahr. Eine ordnungsgemäße Erfassung mit allen Belegen ist für das Finanzamt und bei Betriebsprüfungen wichtig. Die richtige Dokumentation hilft Ihnen, Werbeartikel steuerlich abzusetzen und rechtliche Probleme zu vermeiden.

Muss man Werbegeschenke überhaupt in der Buchhaltung erfassen?

Werbegeschenke müssen grundsätzlich in der Buchhaltung erfasst werden, da sie als Geschäftsausgaben gelten und steuerlich relevant sind. Das Finanzamt betrachtet sie als Betriebsausgaben, die dokumentiert werden müssen, um sie ordnungsgemäß absetzen zu können.

Die Dokumentationspflicht ergibt sich aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). Jeder Geschäftsvorfall muss nachvollziehbar und prüfbar dokumentiert werden. Das gilt auch für scheinbar kleine Ausgaben wie Werbeartikel.

Bei der Erfassung unterscheiden Sie zwischen verschiedenen Arten von Werbegeschenken:

Streuartikel (Kugelschreiber, Notizblöcke) – meist unter 10 Euro
Hochwertige Werbegeschenke (Schreibsets, Taschenrechner) – oft zwischen 10-35 Euro
Repräsentationsgeschenke über 35 Euro – besondere steuerliche Behandlung

Die korrekte Buchhaltung für Werbemittel schützt Sie vor Problemen bei Betriebsprüfungen und stellt sicher, dass Sie alle steuerlichen Vorteile nutzen können.

Welche Werbegeschenke sind steuerlich absetzbar?

Steuerlich absetzbar sind Werbegeschenke bis 35 Euro pro Person und Jahr als Betriebsausgaben. Darüber hinaus können Streuartikel ohne Wertbegrenzung abgesetzt werden, wenn sie eindeutig Werbezwecken dienen und das Firmenlogo tragen.

Zu den absetzbaren Werbemitteln gehören:

Streuartikel mit Firmenlogo (Kugelschreiber, Notizblöcke, Einkaufstaschen)
Werbegeschenke bis 35 Euro pro Person und Kalenderjahr
Werbeartikel für Messen und Veranstaltungen ohne Wertgrenze
Give-aways mit deutlich erkennbarem Werbecharakter

Nicht absetzbar sind Geschenke über 35 Euro pro Person, es sei denn, es handelt sich um reine Streuartikel. Auch Geschenke ohne erkennbaren Werbezweck oder ohne Firmenlogo fallen nicht unter die Betriebsausgaben.

Die Unterscheidung zwischen Geschäftsausgaben und nicht abzugsfähigen Ausgaben hängt vom Werbezweck ab. Trägt ein Notizbuch Ihr Logo und wird an Kunden verteilt, ist es eine Betriebsausgabe. Ein persönliches Geschenk ohne Werbebezug dagegen nicht.

Wie dokumentiert man Werbegeschenke richtig in der Buchhaltung?

Werbegeschenke dokumentieren Sie mit Rechnung, Empfängerliste und Verwendungszweck. Buchen Sie sie auf das Konto „Werbekosten“ (SKR 03: 4600, SKR 04: 6600) und bewahren Sie alle Belege zehn Jahre auf.

Die Schritt-für-Schritt-Dokumentation:

Rechnung sammeln – Original-Kaufbeleg mit Datum und Betrag
Empfängerliste erstellen – Namen, Adressen, Datum der Übergabe
Verwendungszweck notieren – Anlass und Werbeziel dokumentieren
Buchung durchführen – Konto Werbekosten an Kasse/Bank
Belege archivieren – zehn Jahre aufbewahrungspflichtig

Notwendige Angaben für die Dokumentation:

Art und Anzahl der Werbeartikel
Einzelwert und Gesamtbetrag
Empfänger mit vollständigen Daten
Datum der Ausgabe oder Übergabe
Geschäftlicher Anlass oder Werbezweck

Bei größeren Mengen können Sie Sammellisten führen. Wichtig ist die lückenlose Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt.

Was passiert bei der 35-Euro-Grenze für Werbegeschenke?

Die 35-Euro-Grenze bestimmt die steuerliche Behandlung von Werbegeschenken pro Person und Jahr. Bis zu diesem Wert sind Geschenke voll als Betriebsausgaben absetzbar. Darüber wird der gesamte Betrag nicht anerkannt, außer bei reinen Streuartikeln.

Praktische Auswirkungen der Wertgrenze:

Geschenk 25 Euro – voll absetzbar als Betriebsausgabe
Geschenk 40 Euro – komplett nicht absetzbar
Zwei Geschenke à 20 Euro an dieselbe Person – nur eines absetzbar
Streuartikel 50 Euro – trotzdem absetzbar bei Werbecharakter

Die Grenze gilt personenbezogen und jahresbezogen. Schenken Sie einem Kunden im Januar Werbeartikel für 20 Euro und im Dezember weitere für 20 Euro, überschreiten Sie die Grenze. Das zweite Geschenk ist dann nicht mehr absetzbar.

Bei der Berechnung zählt der Nettowert ohne Umsatzsteuer. Ein Geschenk für 41,65 Euro brutto (35 Euro netto) liegt noch innerhalb der Grenze.

Tipp: Verteilen Sie höherwertige Geschenke auf verschiedene Jahre oder wählen Sie eindeutige Streuartikel mit Firmenlogo, die nicht der Wertgrenze unterliegen.

Welche Belege braucht man für Werbegeschenke?

Für Werbegeschenke benötigen Sie die Original-Rechnung, eine Empfängerliste und den Nachweis des Werbezwecks. Diese Belege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden und bei Betriebsprüfungen vorgelegt werden können.

Erforderliche Belege im Detail:

Kaufrechnung – mit Datum, Lieferant, Artikelbeschreibung und Betrag
Empfängerliste – Name, Adresse, Datum der Übergabe
Verwendungsnachweis – Anlass, Messe oder Geschäftszweck
Fotos der Artikel – bei höherwertigen Geschenken empfehlenswert

Die Empfängerliste sollte folgende Informationen enthalten:

Vollständiger Name des Empfängers
Firmenname und Anschrift
Datum der Übergabe
Art und Wert des Geschenks
Geschäftlicher Anlass

Bei Streuartikeln auf Messen reicht oft eine pauschale Dokumentation mit Messename, Datum und geschätzter Anzahl verteilter Artikel. Wichtig ist, dass der Werbezweck eindeutig erkennbar ist.

Digitale Belege sind zulässig, müssen aber unveränderbar archiviert werden. Nutzen Sie entsprechende Software oder scannen Sie Papierbelege in hoher Qualität ein.

Wie behandelt man die Umsatzsteuer bei Werbegeschenken?

Bei Werbegeschenken können Sie die Vorsteuer abziehen, müssen aber bei Geschenken über 35 Euro pro Person eine Umsatzsteuer von 19 % auf den Eigenverbrauch zahlen. Streuartikel sind von dieser Regelung ausgenommen.

Umsatzsteuerliche Behandlung im Überblick:

Streuartikel – Vorsteuerabzug möglich, keine Umsatzsteuer auf Eigenverbrauch
Geschenke bis 35 Euro – Vorsteuerabzug möglich, keine weitere Umsatzsteuer
Geschenke über 35 Euro – Vorsteuerabzug möglich, aber 19 % Umsatzsteuer auf Eigenverbrauch

Praktisches Beispiel: Sie kaufen hochwertige Schreibmappen für 50 Euro netto (59,50 Euro brutto) als Kundengeschenke. Sie können 9,50 Euro Vorsteuer abziehen, müssen aber zusätzlich 9,50 Euro Umsatzsteuer auf den Eigenverbrauch zahlen.

Die Buchung erfolgt dann:

Geschenke über 35 Euro an Kasse: 59,50 Euro
Umsatzsteuer Eigenverbrauch: 9,50 Euro an Umsatzsteuer: 9,50 Euro

Bei kleinunternehmerrechtlichen Betrieben entfällt die Umsatzsteuer-Problematik, da keine Umsatzsteuer abgeführt wird.

Was ist der Unterschied zwischen Werbegeschenken und Geschenken an Geschäftspartner?

Werbegeschenke dienen der allgemeinen Werbung und sind oft Streuartikel, während Geschenke an Geschäftspartner persönlicher Natur sind und strengeren steuerlichen Regelungen unterliegen. Die Abgrenzung entscheidet über die Absetzbarkeit.

Unterscheidungsmerkmale:

Werbegeschenke	Geschenke an Geschäftspartner
Tragen Firmenlogo	Oft ohne Logo
Breite Verteilung	Gezielt an bestimmte Personen
Werbezweck im Vordergrund	Persönliche Wertschätzung
Meist geringwertig	Oft höherwertig

Beispiele für die Kategorisierung:

Werbegeschenk: Notizblock mit Logo auf einer Messe verteilt
Geschäftspartnergeschenk: hochwertiger Weinkorb zum Firmenjubiläum
Werbegeschenk: Taschenrechner mit Firmenaufdruck für Neukunden
Geschäftspartnergeschenk: persönliches Weihnachtsgeschenk ohne Logo

Die steuerliche Behandlung unterscheidet sich erheblich. Werbegeschenke sind oft vollständig absetzbar, während Geschenke an Geschäftspartner der 35-Euro-Grenze unterliegen und darüber hinaus nicht absetzbar sind.

Bei Zweifelsfällen sollten Sie den Werbecharakter dokumentieren und das Firmenlogo deutlich sichtbar anbringen.

Welche Konten verwendet man für Werbegeschenke in der Buchhaltung?

Werbegeschenke buchen Sie auf das Konto „Werbekosten“ – im SKR 03 ist das Konto 4600, im SKR 04 das Konto 6600. Je nach Art der Werbeartikel können auch speziellere Konten verwendet werden.

Kontenübersicht für verschiedene Werbeartikel:

SKR 03 – Konto 4600 / SKR 04 – Konto 6600: allgemeine Werbekosten
SKR 03 – Konto 4610 / SKR 04 – Konto 6610: Messen und Ausstellungen
SKR 03 – Konto 4650 / SKR 04 – Konto 6650: Repräsentation
SKR 03 – Konto 4690 / SKR 04 – Konto 6690: sonstige Werbekosten

Zuordnung nach Art der Werbeartikel:

Streuartikel (Kugelschreiber, Notizblöcke) → Konto 4600/6600
Messegeschenke (Give-aways auf Veranstaltungen) → Konto 4610/6610
Hochwertige Geschenke (Schreibsets, Taschenrechner) → Konto 4650/6650
Saisonale Werbeartikel (Weihnachtsgeschenke) → Konto 4690/6690

Die korrekte Kontenzuordnung hilft bei der späteren Auswertung und macht die verschiedenen Werbeaktivitäten transparent. Bei der Buchung denken Sie auch an die Umsatzsteuer-Konten 1576 (Vorsteuer) und gegebenenfalls 3806 (Umsatzsteuer Eigenverbrauch).

Wie geht man mit Werbegeschenken bei Betriebsprüfungen um?

Bei Betriebsprüfungen müssen Sie alle Belege für Werbegeschenke vollständig vorlegen können – von der Rechnung über Empfängerlisten bis zum Nachweis des Werbezwecks. Prüfer achten besonders auf die Einhaltung der 35-Euro-Grenze.

Häufige Prüfungspunkte der Betriebsprüfer:

Vollständigkeit der Belege – sind alle Rechnungen vorhanden?
Empfängernachweise – wer hat was wann erhalten?
Wertgrenzen – wurden 35 Euro pro Person eingehalten?
Werbecharakter – ist der Geschäftszweck erkennbar?
Buchungsrichtigkeit – stimmen Konten und Beträge?

Optimale Vorbereitung auf Betriebsprüfungen:

Ordner anlegen – alle Werbegeschenk-Belege chronologisch sortieren
Listen erstellen – Übersicht über alle Empfänger und Beträge
Fotos sammeln – Bilder der Werbeartikel mit sichtbarem Logo
Anlässe dokumentieren – Messen, Termine, Geschäftszwecke notieren
Buchungen prüfen – Konten und Beträge auf Richtigkeit kontrollieren

Typische Fehlerquellen vermeiden:

fehlende Empfängerlisten bei höherwertigen Geschenken
Überschreitung der 35-Euro-Grenze ohne Dokumentation
Geschenke ohne erkennbaren Werbezweck
unvollständige oder unleserliche Belege

Was muss man bei internationalen Werbegeschenken beachten?

Bei internationalen Werbegeschenken gelten zusätzliche Dokumentationspflichten und möglicherweise andere Steuersätze. Innerhalb der EU ist der Vorsteuerabzug meist möglich, bei Drittländern können Zollbestimmungen relevant werden.

Besonderheiten bei grenzüberschreitenden Werbeartikeln:

EU-Länder – Vorsteuerabzug nach Reverse-Charge-Verfahren möglich
Drittländer – Zollbestimmungen und Einfuhrumsatzsteuer beachten
Dokumentation – zusätzliche Nachweise für Geschäftszweck erforderlich
Wertgrenzen – deutsche Regelungen gelten für deutsche Steuerpflicht

Zusätzliche Dokumentationspflichten:

Geschäftszweck – detaillierte Begründung für internationale Geschenke
Empfängernachweis – vollständige Adressen mit Länderkennzeichen
Anlass – internationale Messen, Geschäftstermine dokumentieren
Versandbelege – bei postalischem Versand alle Unterlagen sammeln

Bei größeren Mengen oder höheren Werten sollten Sie vorab mit einem Steuerberater die spezifischen Regelungen des Ziellandes klären. Manche Länder haben eigene Bestimmungen für Geschäftsgeschenke, die beachtet werden müssen.

Praktischer Tipp: Führen Sie bei internationalen Geschäftsreisen eine separate Liste der mitgeführten Werbeartikel, um bei Zollkontrollen die geschäftliche Verwendung nachweisen zu können.

Welche Software hilft bei der Verwaltung von Werbegeschenken?

Moderne Buchhaltungssoftware wie DATEV, Lexware oder cloud-basierte Lösungen bieten spezielle Module für die Verwaltung von Werbegeschenken. Diese automatisieren die Erfassung, überwachen Wertgrenzen und erstellen automatisch die erforderlichen Listen.

Nützliche Funktionen digitaler Lösungen:

Automatische Wertgrenzenkontrolle – Warnung bei Überschreitung der 35-Euro-Grenze
Empfängerverwaltung – zentrale Datenbank aller Geschenkempfänger
Belegarchivierung – digitale Aufbewahrung aller Rechnungen und Nachweise
Reporting – automatische Auswertungen für Betriebsprüfungen

Empfehlenswerte Software-Kategorien:

Vollintegrierte ERP-Systeme – für größere Unternehmen mit vielen Werbeaktivitäten
Cloud-Buchhaltung – flexibel und von überall zugänglich
Spezialisierte Tools – Fokus auf Werbekosten und Geschenkeverwaltung
Mobile Apps – für die Erfassung unterwegs auf Messen

Praktische Tipps zur Automatisierung:

Stammdaten pflegen – alle Kunden und Partner mit Adressen erfassen
Kategorien definieren – verschiedene Arten von Werbeartikeln klassifizieren
Workflows einrichten – automatische Buchungen und Erinnerungen
Schnittstellen nutzen – Anbindung an Online-Shops für Werbeartikel

Die Investition in geeignete Software zahlt sich besonders bei regelmäßigen Werbeaktivitäten aus und reduziert den manuellen Aufwand erheblich.

Wie oft muss man Werbegeschenke-Aufzeichnungen aktualisieren?

Werbegeschenke-Aufzeichnungen sollten zeitnah, spätestens monatlich aktualisiert werden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Geschenke verteilt wurden.

Empfohlene Aktualisierungszyklen:

Laufende Erfassung – bei jeder Geschenkeausgabe sofort dokumentieren
Wöchentliche Kontrolle – Vollständigkeit der Belege prüfen
Monatlicher Abschluss – alle Buchungen kontrollieren und Listen aktualisieren
Quartalsweise Auswertung – Wertgrenzen und Budgets überprüfen
Jahresabschluss – vollständige Dokumentation für Steuererklärung

Aufbewahrungsfristen im Detail:

Grundsätzlich – 10 Jahre nach Ende des Kalenderjahres
Rechnungen – Original oder digitale Kopie 10 Jahre
Empfängerlisten – 10 Jahre aufbewahrungspflichtig
Buchungsbelege – 10 Jahre im Rahmen der Buchhaltung

Praktische Empfehlungen für die regelmäßige Pflege:

Feste Termine – monatliche Termine für Aktualisierung einplanen
Checklisten verwenden – Vollständigkeit systematisch prüfen
Digitale Erinnerungen – automatische Termine in der Software setzen
Verantwortlichkeiten klären – wer ist für welche Aufzeichnungen zuständig?
Backup erstellen – regelmäßige Sicherung aller digitalen Daten

Eine kontinuierliche Pflege der Aufzeichnungen erspart Ihnen Stress bei Betriebsprüfungen und stellt sicher, dass Sie alle steuerlichen Vorteile optimal nutzen können.

Die ordnungsgemäße Dokumentation von Werbegeschenken in der Buchhaltung mag zunächst aufwendig erscheinen, zahlt sich aber durch steuerliche Vorteile und rechtliche Sicherheit aus. Mit der richtigen Systematik und geeigneter Software wird die Verwaltung von Werbeartikeln zu einem effizienten Prozess. Bei Crimex unterstützen wir Sie nicht nur bei der Auswahl der passenden Werbeartikel aus unseren Themenwelten, sondern beraten Sie auch gerne zu den buchhalterischen Aspekten Ihrer Werbegeschenke. Ob Giveaways und Promotion, Sonderanfertigungen oder umweltfreundliche Optionen aus unserem Bereich Nachhaltigkeit und Umwelt – wir helfen Ihnen dabei, Ihre Werbeartikel optimal zu planen und steuerlich korrekt zu verwalten. Haben Sie Fragen zur buchhalterischen Erfassung Ihrer Werbegeschenke oder benötigen Sie Unterstützung bei der Auswahl der richtigen Werbeartikel? Kontaktieren Sie uns gerne – unsere Experten stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.