Werbegeschenke sind bis zu 35 Euro pro Person und Jahr steuerlich vollständig als Betriebsausgaben absetzbar. Diese Grenze gilt für alle Werbeartikel, die Sie an Kunden, Geschäftspartner oder potenzielle Neukunden verschenken. Darüber hinaus gibt es spezielle Regelungen für teurere Geschenke und verschiedene Dokumentationspflichten, die Sie beachten müssen.
Was sind Werbegeschenke aus steuerlicher Sicht?
Werbegeschenke sind Gegenstände, die Sie kostenfrei an Kunden oder Interessenten abgeben, um für Ihr Unternehmen zu werben. Steuerlich zählen sie zu den Betriebsausgaben, wenn sie nachweislich der Werbung dienen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um klassische Kugelschreiber, hochwertige Schreibsets oder kulinarische Geschenksets handelt.
Wichtig ist die klare Abgrenzung zu anderen Geschäftsausgaben: Werbegeschenke müssen einen eindeutigen Werbezweck erfüllen. Das bedeutet, Sie verschenken sie an Personen außerhalb Ihres Unternehmens, um Ihre Marke bekannter zu machen oder Geschäftsbeziehungen zu pflegen.
Anders als bei Bewirtungskosten oder Reisekosten gibt es bei Werbegeschenken keine prozentuale Kürzung der Absetzbarkeit. Sie können den vollen Betrag als Betriebsausgabe geltend machen, solange Sie die Freibeträge einhalten.
Bis zu welchem Betrag können Sie Werbegeschenke steuerlich absetzen?
Der Freibetrag für steuerlich absetzbare Werbegeschenke liegt bei 35 Euro pro Person und Kalenderjahr. Dieser Betrag bezieht sich auf den Nettowert des Geschenks ohne Umsatzsteuer. Bleiben Sie unter dieser Grenze, können Sie die gesamten Kosten als Betriebsausgaben absetzen.
Die 35-Euro-Grenze gilt personenbezogen, nicht pro Geschenk. Das bedeutet: Verschenken Sie an dieselbe Person mehrere Werbeartikel im Jahr, müssen Sie alle Geschenke zusammenrechnen. Überschreiten Sie die Grenze, verlieren Sie die steuerliche Absetzbarkeit für alle Geschenke an diese Person.
Bei der Berechnung zählt der Einkaufspreis, den Sie für das Werbegeschenk bezahlt haben. Zusatzkosten wie Bedruckung, Gravur oder Verpackung fließen ebenfalls in die 35-Euro-Grenze ein.
Was passiert, wenn Ihre Werbegeschenke teurer als der Freibetrag sind?
Überschreiten Ihre Werbegeschenke den 35-Euro-Freibetrag, verlieren Sie die komplette steuerliche Absetzbarkeit als Betriebsausgabe. Das Finanzamt erkennt dann weder die ersten 35 Euro noch den darüber hinausgehenden Betrag als Werbungskosten an.
Eine Alternative bietet die Behandlung als Geschäftsgeschenk: Hier liegt der Freibetrag bei 35 Euro pro Person und Jahr, aber die Regelungen sind strenger. Geschäftsgeschenke müssen eine engere geschäftliche Beziehung dokumentieren.
Manche Unternehmen teilen teure Geschenke auf mehrere Jahre auf oder wählen bewusst mehrere kleinere Werbeartikel statt eines großen. Beide Strategien können steuerlich sinnvoll sein, müssen aber ehrlich dokumentiert werden.
Eine weitere Option: Behandeln Sie das Geschenk als geldwerten Vorteil beim Empfänger. Dann müssen Sie es versteuern und Sozialabgaben zahlen, können aber die vollen Kosten als Betriebsausgabe absetzen.
Welche Werbegeschenke gelten als steuerlich absetzbar?
Alle Gegenstände mit eindeutigem Werbezweck gelten als absetzbare Werbegeschenke, wenn sie an Externe verschenkt werden und unter 35 Euro kosten. Dazu gehören klassische Werbeartikel wie Kugelschreiber, Kalender, Taschen oder USB-Sticks genauso wie hochwertigere Artikel.
Typische absetzbare Werbegeschenke umfassen:
- Büroartikel mit Firmenlogo (Schreibsets, Taschenrechner, Notizblöcke)
- Kulinarische Geschenksets und Süßigkeiten
- Wellness-Artikel und kleine Geschenksets
- Technische Gadgets unter 35 Euro
- Saisonale Werbeartikel zu besonderen Anlässen
Nicht absetzbar sind Geschenke an eigene Mitarbeiter (gelten als Lohn), rein private Geschenke ohne Werbezweck oder Geschenke, die Sie für interne Zwecke verwenden. Auch Bargeld oder Gutscheine fallen nicht unter die Werbegeschenk-Regelung.
Wie dokumentieren Sie Werbegeschenke richtig für das Finanzamt?
Für jedes Werbegeschenk benötigen Sie einen Kaufbeleg und eine Aufzeichnung über Empfänger, Anlass und Werbezweck. Diese Dokumentation muss nachvollziehbar belegen, dass es sich um ein steuerlich anerkanntes Werbegeschenk handelt.
Ihre Dokumentation sollte enthalten:
- Originalrechnung oder Kassenbon des Einkaufs
- Name und Adresse des Empfängers
- Datum der Übergabe
- Anlass des Geschenks (Messebesuch, Kundenbesuch, etc.)
- Art und Wert des Werbegeschenks
- Nachweis des Werbezwecks (Logo, Aufdruck, etc.)
Bei größeren Mengen können Sie Sammelnachweise führen, etwa für Messegeschenke. Wichtig ist, dass Sie jederzeit nachweisen können, wer welches Geschenk erhalten hat und warum.
Bewahren Sie alle Belege mindestens zehn Jahre auf. Das Finanzamt kann diese bei einer Betriebsprüfung anfordern und prüfen.
Was ist der Unterschied zwischen Werbegeschenken und Geschäftsgeschenken?
Werbegeschenke dienen der allgemeinen Werbung und können an jeden potenziellen Kunden verschenkt werden, während Geschäftsgeschenke eine bestehende Geschäftsbeziehung voraussetzen. Beide haben den gleichen Freibetrag von 35 Euro, aber unterschiedliche Voraussetzungen.
Werbegeschenke können Sie an Messebesucher, Laufkundschaft oder Interessenten verteilen. Der Empfänger muss noch kein Kunde sein. Hauptzweck ist die Werbung für Ihr Unternehmen.
Geschäftsgeschenke hingegen setzen eine konkrete Geschäftsbeziehung voraus. Sie verschenken sie an bestehende Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner, um die Beziehung zu pflegen. Hier gelten strengere Dokumentationsanforderungen.
In der Praxis verschwimmen die Grenzen oft. Entscheidend ist, wie Sie das Geschenk dokumentieren und ob Sie den Werbezweck oder die Geschäftsbeziehung in den Vordergrund stellen.
Wann müssen Sie bei Werbegeschenken Umsatzsteuer zahlen?
Bei Werbegeschenken bis 35 Euro müssen Sie keine Umsatzsteuer zahlen, wenn sie ausschließlich Werbezwecken dienen. Diese Steuerbefreiung gilt automatisch und muss nicht beantragt werden. Überschreiten Sie die Grenze, wird das gesamte Geschenk umsatzsteuerpflichtig.
Die Umsatzsteuerbefreiung greift nur, wenn das Geschenk eindeutig der Werbung dient. Das bedeutet in der Regel: Ihr Firmenname, Logo oder eine Werbebotschaft muss sichtbar auf dem Artikel angebracht sein.
Verschenken Sie neutrale Artikel ohne Werbeaufdruck, kann das Finanzamt die Steuerbefreiung ablehnen. Dann müssen Sie auf den vollen Wert 19% Umsatzsteuer zahlen.
Bei importierten Werbegeschenken können zusätzlich Zollgebühren anfallen. Diese fließen ebenfalls in die 35-Euro-Grenze ein und können die steuerliche Behandlung beeinflussen.
Wie gehen Sie mit Werbegeschenken an Geschäftspartner um?
Werbegeschenke an Geschäftspartner unterliegen den gleichen 35-Euro-Regeln, erfordern aber eine sorgfältigere Dokumentation der Geschäftsbeziehung. Sie müssen nachweisen können, dass das Geschenk einem konkreten Geschäftszweck dient.
Bei B2B-Werbegeschenken sollten Sie besonders auf folgende Punkte achten:
- Dokumentation der bestehenden oder angestrebten Geschäftsbeziehung
- Angemessenheit des Geschenks im Verhältnis zum Geschäftsvolumen
- Compliance-Richtlinien des Empfängerunternehmens
- Mögliche steuerliche Auswirkungen beim Empfänger
Viele Unternehmen haben interne Richtlinien für die Annahme von Geschenken. Klären Sie vorab, ob und welche Geschenke akzeptiert werden. Das erspart beiden Seiten Probleme.
Welche häufigen Fehler sollten Sie bei der steuerlichen Behandlung vermeiden?
Die häufigsten Fehler sind unvollständige Dokumentation, falsche Berechnung der 35-Euro-Grenze und Verwechslung von Werbegeschenken mit anderen Ausgabenarten. Diese Fehler können bei einer Betriebsprüfung zu Nachzahlungen führen.
Typische Stolperfallen:
- Mehrere Geschenke an dieselbe Person nicht zusammenrechnen
- Bedruckungskosten nicht in die 35-Euro-Grenze einbeziehen
- Geschenke an Mitarbeiter als Werbegeschenke behandeln
- Fehlende oder unvollständige Empfängerlisten
- Private Geschenke über das Unternehmen abrechnen
Vermeiden Sie es, die 35-Euro-Grenze künstlich zu umgehen, etwa durch Aufteilung eines Geschenks in mehrere Rechnungen. Das Finanzamt erkennt solche Konstruktionen und kann Strafen verhängen.
Führen Sie von Anfang an eine saubere Buchführung. Nachträgliche Korrekturen sind aufwendig und erwecken Misstrauen bei Prüfern.
Wie planen Sie Ihr Werbegeschenk-Budget steueroptimal?
Planen Sie Ihr Werbegeschenk-Budget so, dass Sie die 35-Euro-Grenze pro Person optimal ausnutzen, ohne sie zu überschreiten. Eine durchdachte Jahresplanung hilft Ihnen, steuerliche Vorteile zu maximieren und Kosten zu kontrollieren.
Strategische Überlegungen für Ihr Budget:
- Erstellen Sie eine Empfängerliste mit geplanten Geschenkwerten
- Verteilen Sie teure Geschenke auf mehrere Personen statt einer
- Nutzen Sie saisonale Anlässe für gezielte Werbeaktionen
- Kombinieren Sie kleine Geschenke zu attraktiven Sets
- Planen Sie einen Puffer für spontane Geschenke ein
Berücksichtigen Sie auch die Beschaffungszeiten: Individuelle Werbeartikel mit Bedruckung benötigen Vorlauf. Planen Sie besonders für Weihnachten, Messen oder Firmenjubiläen rechtzeitig. Für Events und Veranstaltungen eignen sich spezielle Werbegeschenke, die perfekt zur jeweiligen Zielgruppe passen.
Eine gute Budgetplanung hilft Ihnen auch bei der Liquiditätsplanung. Werbegeschenke sind Betriebsausgaben, die Sie steuerlich sofort absetzen können, auch wenn der Werbeeffekt erst später eintritt. Dabei sollten Sie auch nachhaltige Werbegeschenke in Betracht ziehen, die nicht nur steuerliche Vorteile bieten, sondern auch Ihr Unternehmensimage positiv beeinflussen.
Die steuerlich optimale Nutzung von Werbegeschenken erfordert sorgfältige Planung und Dokumentation. Mit der richtigen Strategie können Sie jedoch erhebliche Steuervorteile nutzen und gleichzeitig effektive Werbung für Ihr Unternehmen machen. Nutzen Sie dabei auch die Möglichkeiten von Sonderanfertigungen oder entdecken Sie passende Artikel in unseren Themenwelten. Bei Crimex unterstützen wir Sie nicht nur bei der Auswahl passender Werbeartikel, sondern beraten Sie auch gerne zu den steuerlichen Aspekten Ihrer Werbegeschenk-Strategie. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung zu steuerlich optimalen Werbegeschenken, die perfekt zu Ihrem Unternehmen und Budget passen.